E-Arşiv Fatura Nedir?
E-arşiv fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak elektronik ortamda düzenlenen ve saklanan faturalardır. İşletmeler, bu sistem sayesinde kağıt fatura kullanımını azaltarak daha verimli bir şekilde fatura yönetimi gerçekleştirebilirler.
E-Arşiv Fatura Kimler Tarafından Kesilebilir?
1. E-Fatura Kullanıcıları
E-arşiv fatura düzenleyebilmek için öncelikle e-fatura kullanıcısı olmanız gerekmektedir. E-fatura, işletmelerin elektronik ortamda fatura kesmelerini sağlayan bir sistemdir ve e-arşiv fatura, e-fatura sistemine entegre çalışır.
2. İşletme Sahipleri ve Yetkilendirilmiş Personel
E-arşiv faturaları, işletme sahipleri veya işletmede yetkilendirilmiş kişiler kesebilir. Bu yetkilendirme, işletme içindeki belirli kişilere verilir ve genellikle yöneticiler veya finans departmanı çalışanları bu görevi üstlenir.
3. Muhasebeciler ve Mali Müşavirler
Mali Müşavirler (Certified Public Accountants) ve muhaasebeciler, işletmenin finansal kayıtlarını tutar ve vergi beyannamelerini hazırlar. Ancak, muhasebeciler ve mali müşavirler, kendi hesaplarından veya işletme adına doğrudan e-arşiv fatura kesemezler. Bu görev, işletme sahibi veya yetkilendirilmiş personelin sorumluluğundadır.
Mali Müşavirler E-Arşiv Fatura Kesebilir mi?
Hayır, mali müşavirlerin (Certified Public Accountants) ofislerinde mükellef adına e-arşiv fatura düzenlemeleri yasal olarak yasaktır. Mali müşavirler, sadece işletmenin finansal kayıtlarını tutar ve vergi beyannamelerini hazırlarlar. E-arşiv fatura kesme yetkisi, işletme sahibi veya e-fatura yetkilendirmesi almış personel ile sınırlıdır.
Muhasebeciler Fatura Kesebilir mi?
Muhasebeciler, işletmenin finansal defterlerini tutmak ve vergi beyannamelerini hazırlamakla sorumludur. Ancak, fatura kesme yetkisi yoktur. Fatura kesme işlemi, işletme sahibi veya yetkilendirilmiş personel tarafından gerçekleştirilir. Muhasebeciler, sadece finansal kayıtlar üzerinden vergi beyannamelerini düzenlerler ve fatura kesimi konusunda doğrudan bir rol almazlar.
Herkes E-Arşiv Fatura Kesebilir mi?
E-arşiv fatura kesme zorunluluğu, belirli sektörler ve ciro sınırlarının üzerinde olan işletmeler için geçerlidir. Ancak, istemeyen veya zorunluluk bulunmayan işletmeler de e-arşiv fatura kullanıcısı olabilir. E-arşiv fatura kesebilmek için:
- E-fatura sistemine kayıtlı olmak
- GİB tarafından onaylı bir e-arşiv programını kullanmak
gerekmektedir. Bu nedenle, her işletme sahibi veya yetkilendirilmiş personel, ihtiyaç duydukları sürece e-arşiv fatura sistemini kullanabilirler.
E-Arşiv Fatura Kesmenin Avantajları Nelerdir?
- Zamandan Tasarruf: Faturaların dijital ortamda düzenlenmesi ve saklanması, kağıt kullanımı ve fiziksel arşivleme ihtiyacını ortadan kaldırır.
- Maliyet Azaltma: Kağıt ve baskı maliyetlerinin düşmesi, işletme maliyetlerini azaltır.
- Güvenlik: Elektronik ortamda saklanan faturalar, fiziksel hasar veya kaybolma riskini azaltır.
- Kolay Erişim: Faturalar dijital olarak depolandığı için ihtiyaç duyulduğunda kolayca erişilebilir ve arşivlenebilir.
E-Arşiv Fatura Keserken Dikkat Edilmesi Gerekenler
- Doğru Yetkilendirme: E-arşiv fatura kesmek için işletme sahibi veya yetkilendirilmiş personelin doğru şekilde yetkilendirilmiş olması gerekmektedir.
- GİB Standartlarına Uygunluk: Faturaların, GİB tarafından belirlenen teknik ve yasal standartlara uygun olarak kesilmesi önemlidir.
- Güncel Bilgiler: Faturaların düzenlenmesi sırasında işletme bilgileri, vergi numarası ve diğer gerekli bilgilerin doğru ve güncel olması gerekmektedir.
- Düzenli Güncellemeler: E-arşiv programlarının güncel tutulması, yeni düzenlemelere uyum sağlanması için önemlidir.
E-arşiv fatura, işletmeler için önemli bir dijital dönüşüm aracıdır ve doğru kişiler tarafından kesilmesi gerekmektedir. Muhasebeciler ve mali müşavirler, fatura kesme yetkisine sahip değildir ve bu yetki yalnızca işletme sahipleri veya yetkilendirilmiş personel tarafından kullanılmalıdır. E-arşiv fatura kesmek isteyen işletmelerin, GİB tarafından belirlenen gerekliliklere uygun olarak hareket etmeleri ve yetkilendirme süreçlerini doğru şekilde yönetmeleri büyük önem taşımaktadır.
[Not: Bu bilgiler genel bilgilendirme amaçlıdır. E-arşiv fatura kesme süreçleri ve yasal düzenlemeler hakkında daha detaylı bilgi için Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) resmi web sitesini ziyaret edebilir veya bir vergi danışmanına başvurabilirsiniz.]
